Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Rollen

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

Torresani Solutions, Einzelunternehmen, Inhaber Maurizio Torresani, Etzbergweg 13, 8405 Winterthur, Schweiz. E-Mail: info@clubcockpit.ch. Eine Datenschutzberaterin oder ein Datenschutzberater ist nicht bestellt.

Zwei Rollen. Für die Konten-, Login-, Nutzungs- und Vertragsdaten der Plattform sowie für den Pilotverein FC Tössfeld ist Torresani Solutions Verantwortlicher. Für die Vereins-, Kader-, Spielbetriebs- und Sponsoringdaten, die ein anderer Verein in ClubCockpit erfasst, ist der jeweilige Verein Verantwortlicher. Torresani Solutions bearbeitet diese Daten in seinem Auftrag als Auftragsbearbeiter; dafür gilt der Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) als Anhang der AGB. Für Fragen zu diesen Vereinsdaten ist deshalb in erster Linie der betreffende Verein zuständig.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Produktwebsite clubcockpit.ch, für die Web-Applikation ClubCockpit unter app.clubcockpit.ch und für die öffentlich abrufbaren Planseiten unter app.clubcockpit.ch/plan/… (Ziff. 11).

3. Welche Personendaten bearbeitet werden

ClubCockpit ist ein Verwaltungswerkzeug für Funktionärinnen und Funktionäre von Schweizer Amateurfussballvereinen. Bearbeitet werden:

• Benutzer- und Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Aktiv-Status der Vereinsfunktionäre sowie das zugehörige Login-Konto.
• Kader- und Spielerdaten, teils von Minderjährigen: Name, Jahrgang, Status (aktiv/inaktiv) sowie Team- und Saisonzuordnung. Ein erheblicher Teil dieser Personen ist minderjährig (Junioren); siehe Ziff. 5.
• Warteliste- und Interessentendaten, teils von Minderjährigen: Vorname, Name, Jahrgang, Datum der Anfrage, Name und E-Mail der Erziehungsberechtigten, Bearbeitungsstand (z. B. Probetraining) und Bemerkungen zu Kindern, die noch keine Mitglieder sind. Grundlage ist die Anfrage der Eltern. Beim Übertritt ins Team werden die Elternkontakte sofort gelöscht.
• Trainerdaten: Vorname, Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefon, E-Mail, Diplom, Team-Zuordnung und Angaben der Trainervereinbarung (Funktion, Kategorie, Entschädigung, Stand „ausstehend/unterzeichnet“). Festgehalten wird zudem, ob ein Sonderprivatauszug vorliegt (ja/nein, optional mit Ausstellungsdatum), nicht dessen Inhalt. Eine Bankverbindung wird nicht gespeichert.
• Kontaktangaben Dritter im Spielbetrieb: Schiedsrichter je Heimspiel (Name, Telefon), Ansprechpersonen der Mannschaften und Hauswarte der Hallen (Name, Telefon, E-Mail) sowie ein freies Kontaktfeld bei Gastgruppen. Alle Felder sind freiwillig.
• Sponsoringdaten: Firma, Ansprechperson und vertrags- bzw. onboardingbezogene Angaben.
• Protokolldaten: welcher Benutzer wann welchen Verwaltungsvorgang ausgelöst hat; beim Supportzugang zusätzlich Freigabe, Öffnen, angesehene Bereiche und Änderungen durch den Betreiber.
• Bestell-, Vertrags- und Nutzungsdaten der Kundenvereine: bei der Bestellung Vereinsname, Ort, Zahl der Teams, Vor- und Nachname, E-Mail und (freiwillig) Telefon der Ansprechperson, Rechnungsadresse sowie Zeitpunkt und Fassung der Zustimmung zu den AGB; danach gebuchtes Paket, Vertragsdaten, Zahlungsart (Karte oder TWINT), Referenznummern des Zahlungsdienstleisters, Zeitpunkt der letzten Anmeldung und die Zahl der Teams (als blosse Zahl, ohne Personendaten). Karten- und TWINT-Daten erhält ClubCockpit nicht; sie werden direkt beim Zahlungsdienstleister Stripe eingegeben.
• Technische Daten: Beim Aufruf von Website und Applikation fallen bei den Dienstleistern übliche Verbindungsdaten an (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite), beim E-Mail-Versand Empfängeradresse und Zustellstatus. Diese Daten werden von den Dienstleistern nur kurzfristig aufbewahrt. Zum Schutz des Bestellformulars vor Missbrauch wird ein nicht umkehrbarer Hashwert der IP-Adresse gespeichert und nach einem Tag gelöscht.

Herkunft: Die Daten erfassen die Vereine selbst, direkt in der App oder per Datei-Import (Kaderliste, Spielplan aus einer vom Verein hochgeladenen Datei). Es besteht keine direkte Schnittstelle zum Verband. Die Vertragsdaten stammen aus der Bestellung des Vereins.

4. Zwecke

Die Daten werden ausschliesslich bearbeitet, um den vereinbarten Dienst zu erbringen: Zugangs- und Rechteverwaltung, Kader- und Saisonpflege, Warteliste und Probetrainings, Trainerverwaltung und Entschädigung, Trainings- und Spielplanung, Matchday-Organisation, Veröffentlichung von Plänen auf Wunsch des Vereins (Ziff. 11), Sponsoringverwaltung, Versand von System-E-Mails (Ziff. 12), Nachvollziehbarkeit, Vertragsabwicklung sowie Betrieb und Sicherheit. Es findet keine Bearbeitung zu Werbe- oder Profilingzwecken statt; Daten werden nicht verkauft.

Für die Grundlage, auf der ein Verein Spieler-, Interessenten- und insbesondere Junioren-Daten erfasst (Mitgliedschaft, Teilnahme am Spielbetrieb, Anfrage oder Einwilligung der Erziehungsberechtigten), ist der Verein verantwortlich.

5. Minderjährige

Kader und Warteliste enthalten Daten Minderjähriger, die Warteliste zusätzlich Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten. Sie werden mit erhöhter Sorgfalt und eng zugriffsbeschränkt bearbeitet (Fristen in Ziff. 8). Kader- und Junioren-Daten werden weder per E-Mail versandt noch über einen öffentlichen Planlink zugänglich gemacht. Veröffentlichte Pläne zeigen nur Teambezeichnungen (z. B. „Junioren D1“), keine Namen von Spielerinnen und Spielern.

Der Spielerstatus kennt nur „aktiv“ und „inaktiv“. Der Grund einer Abwesenheit, etwa eine Verletzung, wird nicht erfasst. Gesundheitsangaben werden in ClubCockpit nicht bearbeitet.

6. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Resend erhält nur Angaben zu erwachsenen Empfängern (Vereinsfunktionäre, Kundenkontakte): Adresse, Name, Rolle sowie Betreff und Inhalt der Mail. Öffnungs- und Klickverfolgung sind abgeschaltet.

Innerhalb eines Vereins erhalten die Mitglieder Zugriff nach ihrer Rolle. Warteliste und Trainerdaten sind auf die dafür berechtigten Rollen beschränkt. Der Betreiber greift grundsätzlich nicht auf Kader-, Wartelisten-, Trainer-, Spielbetriebs- oder Sponsoringdaten zu. Ein Zugriff erfolgt nur im Rahmen eines vom Club-Admin ausdrücklich freigegebenen Supportzugangs: nur lesend oder, wenn so freigegeben, auch ändernd, befristet auf 24 Stunden ab dem ersten Öffnen, jederzeit beendbar, für alle Benutzer des Vereins sichtbar und protokolliert. Einen vollständigen Datenexport eines Vereins erstellt der Betreiber nur bei Vertragsende.

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn das Gesetz es verlangt oder es zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche nötig ist.

Zahlungsabwicklung. Zahlungen per Kreditkarte und TWINT wickelt Stripe ab. Stripe erhält Name, E-Mail, Rechnungsadresse und Betrag der Bestellung; Karten- bzw. TWINT-Daten werden direkt bei Stripe eingegeben. Stripe verschickt die Zahlungsbelege und belastet bei der Verlängerung das hinterlegte Zahlungsmittel. Stripe bearbeitet diese Daten teils in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsbekämpfung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/privacy). Vereinsdaten (Kader, Warteliste, Trainer, Spielbetrieb, Sponsoring) erhält Stripe nicht.

7. Datenstandort und Bekanntgabe ins Ausland

Die Vereinsdaten werden in der Schweiz gespeichert (Supabase, Zürich). Beim Arbeiten in der App fliessen sie direkt zwischen Browser und Zürich. Ausnahmen:

• Serverfunktionen (öffentliche Planseiten, E-Mail-Versand, Einrichtung neuer Vereine) laufen bei Vercel in Frankfurt. Deutschland bietet nach Einschätzung des Bundesrats einen angemessenen Datenschutz.
• System-E-Mails werden bei Resend in den USA gespeichert. Die Bekanntgabe stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln im Vertrag mit Resend, die ausdrücklich auf das Schweizer Datenschutzgesetz erstreckt sind.
• Zahlungsdaten bearbeitet Stripe in Irland (EU, angemessenes Datenschutzniveau) und in den USA. Die Stripe-Gesellschaft in den USA ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, das der Bundesrat als angemessen anerkannt hat.
• Supabase und Vercel haben Muttergesellschaften in den USA. Ihre Verträge enthalten dieselben Standardvertragsklauseln.

Öffentlich abrufbare Pläne (Ziff. 11) sind eine Veröffentlichung, über die der Verein je Plan bewusst entscheidet.

8. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie der Zweck es erfordert oder das Gesetz es verlangt.

Daten der Vereine. Kader-, Trainer-, Sponsoring- und Spielbetriebsdaten (inkl. Schiedsrichter, Hallenkontakte, Gastgruppen) bleiben gespeichert, bis der Verein sie löscht. Als Verantwortlicher entscheidet der Verein selbst, wann er etwa ausgetretene Spielerinnen und Spieler entfernt. Für die Warteliste gilt: Offene Anfragen bleiben bestehen, solange sie laufen. Abgeschlossene Einträge (abgelehnt, abgesagt, aufgenommen) werden dem Verein nach 12 Monaten zur Löschung angezeigt. Die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten werden beim Übertritt ins Team sofort gelöscht.

Nach Vertragsende kann der Verein seine Daten exportieren. Spätestens 90 Tage nach Vertragsende werden sämtliche Daten des Vereins gelöscht.

Gelöschte Daten bleiben bis zu 7 Tage in den Sicherungskopien erhalten.

9. Datensicherheit

Zugang nur per Einladung, rollenbasierte Rechte, die direkt in der Datenbank durchgesetzt werden, Protokollierung von Verwaltungsvorgängen, Datenhaltung in der Schweiz, verschlüsselte Übertragung (HTTPS) sowie tägliche Sicherungen beim Anbieter in Zürich. Die Zugangscodes öffentlicher Planlinks werden nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert. Die Planseite gibt ausschliesslich die zur Anzeige bestimmten Angaben heraus.

10. Cookies und Tracking

Website und App setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies und keine Tracking-Dienste ein. Die App verwendet nur die für die Anmeldung technisch nötige Sitzungsspeicherung. Schriften und Demo-Videos werden von der eigenen Seite ausgeliefert; es erfolgt kein Abruf bei Google oder anderen Drittanbietern. Beim Bezahlen werden Sie auf eine Seite von Stripe weitergeleitet; dort setzt Stripe eigene, für Zahlung und Betrugsbekämpfung nötige Cookies.

11. Öffentlich zugängliche Pläne

Ein Verein kann einzelne Pläne (Spiel-, Trainings-, Winter-, Hallen- und Notfallplan) bewusst veröffentlichen, damit Trainer, Eltern, Gastgruppen oder Hauswarte sie ohne Anmeldung sehen. Er erzeugt dafür einen Link mit einem zufälligen Code. Wer den Link kennt, sieht den Plan. Ein weitergegebener oder verlinkter Plan ist deshalb für jedermann sichtbar. Die Seiten sind für Suchmaschinen gesperrt. Der Verein kann den Link jederzeit zurückziehen; er ist dann sofort ungültig. Festgehalten werden nur die Zahl und der Zeitpunkt der Zugriffe, keine Besucherdaten.

Ohne ausdrückliche Einschaltung enthält ein veröffentlichter Plan keine Kontaktangaben Dritter. Einzeln zuschaltbar sind:

Mit der Aktivierung werden die entsprechenden Personendaten öffentlich im Internet veröffentlicht. Der Verein bestätigt, für die Rechtmässigkeit der Veröffentlichung von Personendaten Dritter verantwortlich zu sein. Titel und Hinweistexte sind freie Felder; der Verein sieht sie vor dem Veröffentlichen im Wortlaut.

Namen von Spielerinnen und Spielern, Kaderlisten, Warteliste-, Eltern- und Sponsoringdaten erscheinen auf keinem veröffentlichten Plan. Wer auf einem Plan genannt ist und das nicht wünscht, wendet sich an den veröffentlichenden Verein.

12. E-Mail-Versand

ClubCockpit versendet System-E-Mails: Einladungen (auch nach einer Bestellung), „Passwort zurücksetzen“ und Mitteilungen zum Vertrag. Zahlungsbelege verschickt Stripe (Ziff. 6). Absender ist no-reply@send.clubcockpit.ch, Versanddienst ist Resend (Ziff. 6 und 7). Kader-, Junioren-, Warteliste- und Elterndaten werden nicht versandt. Die Antwort auf „Passwort vergessen“ verrät nicht, ob eine Adresse im System existiert. Für die Warteliste gibt es keinen automatischen Versand.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format. Sie können einer Bearbeitung widersprechen und eine Einwilligung widerrufen. Anfragen richten Sie an info@clubcockpit.ch. Wir beantworten Anfragen grundsätzlich innert 30 Tagen und können zur Sicherheit einen Identitätsnachweis verlangen. Betrifft Ihr Anliegen Daten eines Vereins, ist dieser Verein die erste Anlaufstelle; wir unterstützen ihn dabei.

Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

14. Änderungen

Diese Erklärung kann angepasst werden. Es gilt die auf clubcockpit.ch veröffentlichte Fassung.